Google Workspace y Entornos Educativos
Google Admin, Drive corporativo y Chromebooks
Configuramos tu entorno Google Workspace para empresas y colegios. Gestionamos la flota de Chromebooks y herramientas de colaboración en tiempo real.
- Ámbito
- Enterprise & Google for Education
- Atención
- Presencial en Badalona y Barcelona
El problema de Google Workspace que nadie explica hasta que pasa
En muchas empresas, los documentos importantes viven en 'Mi unidad' de cada persona: propiedad individual, no de la organización. El día que alguien se va de la empresa y se desactiva su cuenta, esas hojas de cálculo y documentos que todo el equipo usaba pueden quedar bloqueados o directamente perderse si nadie los ha traspasado antes a tiempo.
Nosotros configuramos Google Workspace para que esto no dependa de la memoria de nadie: unidades compartidas que pertenecen a la organización desde el primer día, unidades organizativas (OUs) con políticas distintas por departamento o curso, y en los colegios, una gestión real de Chromebooks desde el Admin Console que impide que el alumnado se salte el filtrado cerrando sesión.
Esquema
Funcionalidades y Ventajas Clave
- Configuración avanzada de Google Admin Console y políticas de seguridad
- Integración de Chromebooks para aulas digitales 1x1
- Migración de datos a Google Drive con control de permisos
Situaciones habituales con Google Workspace mal configurado
Archivos que desaparecen cuando alguien se va
Documentos críticos guardados en 'Mi unidad' personal, que quedan huérfanos o hay que reasignar manualmente con prisas.
Alumnos que se saltan las restricciones
Cierran sesión y entran con una cuenta de Google personal, saltándose todo el filtrado de la cuenta escolar.
Google Admin configurado al mínimo
Políticas por defecto, sin unidades organizativas diferenciadas por departamento, cargo o curso.
Nadie sabe quién tiene acceso a qué en Drive
Carpetas compartidas 'para cualquiera con el enlace' que nadie ha revisado desde que se crearon.
Cómo configuramos Google Workspace correctamente
Auditoría del Admin Console actual
Revisamos las unidades organizativas, las políticas de Chromebook y cómo están repartidos los Drives.
Diseño de OUs y Drives Compartidos
Migramos el contenido crítico de 'Mi unidad' hacia unidades compartidas propiedad de la organización.
Configuración de políticas y Chromebooks
Sesión forzada con la cuenta gestionada, bloqueo de cuentas personales y filtrado según cada OU.
Formación básica y soporte continuo
Para que el equipo o el profesorado sepa dónde guardar las cosas y a quién llamar ante una duda.
Quién se beneficia más de una configuración correcta
Empresas que solo usan Gmail
Centralizan correo y documentos con la seguridad y el control de una herramienta de empresa real, no de una cuenta personal ampliada.
Centros educativos con Chromebooks
Gestión real de los dispositivos y cuentas escolares, sin brechas fáciles para saltarse el filtrado.
Organizaciones con alta rotación de personal
Drives Compartidos que garantizan continuidad documental independientemente de quién entre o salga del equipo.
Preguntas habituales sobre Google Workspace
¿Qué diferencia 'Mi unidad' de una unidad compartida?
'Mi unidad' pertenece a la persona: si se va de la empresa, los archivos quedan asociados a su cuenta y hay que reasignarlos manualmente, con el riesgo real de perderlos si la cuenta se desactiva antes de hacerlo. Una unidad compartida pertenece a la organización: los archivos siguen ahí aunque cambien las personas que trabajan en ella.
¿Cómo evitamos que los alumnos se salten el filtrado del Chromebook?
Forzando el inicio de sesión con la cuenta escolar gestionada y bloqueando la posibilidad de añadir cuentas personales o entrar como invitado desde el Admin Console. Sin esta configuración, cualquier alumno puede cerrar sesión y navegar sin ninguna restricción en cuestión de segundos.
¿Podemos migrar desde Microsoft 365 o desde cuentas de Gmail personales hacia Workspace?
Sí, en ambos casos. Desde M365 migramos correo y documentos manteniendo el historial; desde cuentas personales, lo más habitual es crear la estructura de unidades organizativas desde cero y traspasar el contenido relevante a unidades compartidas, no a cuentas individuales nuevas.
¿Qué son las unidades organizativas (OUs) y por qué las necesitamos?
Son grupos dentro del Admin Console (por departamento, curso o rol) que permiten aplicar políticas distintas a cada uno: un departamento puede tener acceso a ciertas aplicaciones y otro no, o un curso de primaria puede tener un filtrado mucho más restrictivo que uno de bachillerato.
¿Google Workspace incluye copias de seguridad de verdad?
Incluye versiones y una papelera temporal, pero no es una copia de seguridad completa a largo plazo. Para datos críticos, recomendamos una solución de backup independiente (como las que ya hacemos con Synology) que conserve versiones más allá de lo que Google retiene por defecto.
¿Quieres estudiar la implantación de esta solución en tu empresa?
Nuestro equipo de ingenieros en Badalona analiza tus necesidades sin ningún compromiso y te presenta una propuesta técnica a medida.